Suivi des coûts d'un contrat

Le Ministère assure une vigilance constante à chacune des étapes de réalisation d’un contrat. Depuis plusieurs années déjà, le Ministère a entrepris des actions visant à renforcer ses pratiques afin de minimiser ses vulnérabilités.

Ainsi, l’instauration de la fonction «observation des règles contractuelles», vise à :

  • Conseiller et formuler des recommandations au dirigeant du Ministère;
  • Veiller à la mise en place de mesures en faveur de l’intégrité des processus internes;
  • S’assurer de la formation du personnel qui exerce les activités contractuelles. À cet égard, le Ministère a élaboré un programme de formation en gestion contractuelle et une certification attestant de la qualification des intervenants.

De plus, le développement de la fonction d’analyse des marchés, a permis de réviser les pratiques d’octroi des contrats pour stimuler la concurrence et détecter des situations de collusion potentielles dans le but ultime d’assurer l’intégrité des contrats.

Le Ministère utilise une démarche de gestion de projets basée sur une approche reconnue sur le plan international. La gestion de projet correspond à l’application d’un cycle (processus) qui assure la continuité et la qualité dans la gestion des ressources, du contenu et de l’information relatifs au projet et ce, du moment de sa recevabilité jusqu’à son évaluation finale.

Le renforcement de l’expertise ministérielle a permis d’assurer la réalisation d’activités clés de la mission du Ministère par des ressources internes.

Le Ministère assure un suivi rigoureux des coûts de ses contrats. De sa signature au moment où il se termine, le coût d'un contrat varie. Une grande part de cette fluctuation dépend de situations impondérables. Trois facteurs principaux expliquent la fluctuation des coûts, à la hausse ou à la baisse.

1. Modifications au contrat

L’article 17 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) prévoit « qu’un contrat peut être modifié lorsque la modification en constitue un accessoire et n’en change pas la nature ». Lorsque le Ministère doit modifier un contrat, il procède par avenant. L’avenant est un acte modifiant l’objet, les clauses ou les conditions du contrat après sa signature. Ce dernier devient la trace officielle des modifications dans le dossier du contrat.

Une modification qui entraîne une dépense supplémentaire doit toujours être autorisée par la plus haute autorité administrative du Ministère, soit le sous-ministre. Toutefois, conformément aux exigences de la loi, ce dernier délègue aux autorités compétentes la responsabilité d’autoriser ou de refuser les dépenses supplémentaires lorsque celles-ci sont inférieures à 10 % du montant original du contrat. Lorsque la somme des dépenses supplémentaires est égale ou supérieure à 10 % du montant original du contrat, c’est le sous-ministre qui autorise ou refuse cette dépense et celles qui suivront, le cas échéant. Ces autorisations font l’objet d’une reddition de comptes annuelle auprès du Secrétariat du Conseil du trésor.

Les modifications qui occasionnent des dépenses supplémentaires sont classifiées selon 12 catégories.

La présence d’avenants et de suppléments ne doit pas être associée automatiquement à des problèmes de gestion. Il serait au contraire possible de mettre en place des pratiques de gestion contractuelle qui éliminent tout avenant, sans pour autant obtenir le meilleur prix pour un contrat. Un juste prix peut impliquer et souvent implique des avenants dans le type de contrats analysés. Il est ainsi préférable de se retrouver dans un contrat comportant plusieurs avenants pour de bonnes raisons qu’un contrat sans avenants pour de mauvaises raisons. - Extrait du rapport de la Firme KPMG-SECOR réalisé en 2013 pour le compte du Secrétariat du Conseil du trésor.

Il est important de rappeler que le Ministère paie au contractant uniquement le travail réellement effectué et que des mécanismes de contrôle permettant d’assurer de payer le juste coût sont en place.

Les deux tableaux suivants présentent les dépenses supplémentaires autorisées par le sous-ministre depuis le 1er avril 2013, année où leur publication a débuté dans le Système électronique d’appel d’offres (décrets 430, 431, 432-2013 modifiant la Loi sur les contrats des organismes publics). Les données sont mises à jour sur une base trimestrielle.

  • Depuis le 1er avril 2013, le Ministère a accordé plus de 13 000 contrats, ce qui représente des investissements de 8,3 milliard $.
  • Pour les contrats octroyés depuis cette date, 263 autorisations du sous-ministre pour dépenses supplémentaires ont visé ces contrats, ce qui représente une proportion de 2,01 % des contrats de cette période.
  • La valeur de ces 263 autorisations totalise 100,5 millions $, ce qui représente, 1,21 % de la valeur de ces contrats.

2. Variation de quantité

La quantité des matériaux prévue dans un contrat est estimée avant la publication de l’appel d’offres. Il peut arriver que les quantités réellement utilisées durant le contrat diffèrent de celles qui avaient été prévues, par exemple, en raison de :

  • La quantité d’asphalte requise est moindre que celle prévue;
  • La canalisation à remplacer est plus longue que celle prévue.

3. Clause d’ajustement

Tous les contrats de travaux de construction incluent des clauses d’ajustement des prix sur des éléments bien précis. Ces prix sont amenés à fluctuer en raison de facteurs externes au contrat lui-même. Par exemple :

  • les conditions de travail des travailleurs du secteur du génie civil et de la voirie, définies par convention collective ou par décret;
  • le prix du carburant;
  • le prix de l’acier.

Dans un objectif de transparence, le Ministère rend également disponibles les informations sur les contrats terminés relatifs aux infrastructures de transport.

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