Le Ministère assure une vigilance constante à chacune des étapes de conclusion et de réalisation d’un contrat. Depuis plusieurs années déjà, il a entrepris des actions visant à renforcer ses pratiques afin de minimiser ses vulnérabilités.
Vous trouverez ci-dessous les actions mises en place.
Conformément à la Politique concernant les responsables de l’application des règles contractuelles adoptée par le Conseil du trésor, le Ministère a identifié le sous-ministre adjoint à l’expertise contractuelle et immobilière afin de jouer ce rôle officiel pour le Ministère. Cette personne a notamment pour responsabilité de :
La mise en place d’une équipe d’analyse des marchés permet de suivre l’évolution des marchés dans lesquels le Ministère est impliqué afin de favoriser une bonne concurrence et détecter des situations problématiques de marché pour prévenir ou rendre difficiles les comportements anticoncurrentiels.
Le Ministère utilise une démarche de gestion de projets basée sur une approche reconnue sur le plan international. La gestion de projets correspond à l’application d’un cycle (processus) qui assure la continuité et la qualité dans la gestion des ressources, du contenu et de l’information relatifs au projet, et ce, du moment de sa recevabilité jusqu’à son évaluation finale.
Le renforcement de l’expertise ministérielle a permis d’assurer la réalisation d’activités clés de la mission du Ministère par des ressources internes.
Le Ministère s’est doté de mécanismes de contrôle pour s’assurer de payer le juste prix dans les contrats qu’il conclut.
Lorsque le prix d’une offre déposée diffère considérablement, à la hausse ou à la baisse, du prix estimé pour la réalisation des travaux, une analyse rigoureuse est effectuée afin de s’assurer que la soumission pourra répondre aux impératifs de qualité, de prix et de délais attendus pour la réalisation des ouvrages publics.
Par exemple, si, en raison d’une mauvaise compréhension des travaux à effectuer, un entrepreneur soumissionne à un prix si bas qu’il mettrait en danger la bonne réalisation des travaux, le Ministère lui exige une justification sur les écarts constatés. Ce dernier peut décider de rejeter la soumission si les explications fournies ne lui apparaissent pas satisfaisantes.
À l’inverse, lorsque le prix déposé dépasse de façon importante le prix estimé, le Ministère procède à une analyse visant à confronter son estimation à la réalité du marché. Si le Ministère juge que le prix soumis est trop élevé, il peut décider d’annuler l’appel d’offres.
Le Ministère assure un suivi rigoureux des coûts de ses contrats. De sa signature au moment où le contrat se termine, le coût varie. Une grande part de cette fluctuation dépend de situations impondérables. Trois facteurs principaux expliquent la fluctuation des coûts, à la hausse ou à la baisse : les modifications au contrat, la variation de quantités et les clauses d’ajustement.
L’article 17 de la Loi sur les contrats des organismes publics prévoit « qu’un contrat peut être modifié lorsque la modification en constitue un accessoire et n’en change pas la nature ». Lorsque le Ministère doit modifier un contrat, il procède par avenant. L’avenant est un acte modifiant l’objet, les clauses ou les conditions du contrat après sa signature. Ce dernier devient la trace officielle des modifications dans le dossier du contrat.
Une modification qui entraîne une dépense supplémentaire doit toujours être autorisée par la plus haute autorité administrative du Ministère, soit le sous-ministre. Toutefois, conformément aux exigences de la loi, ce dernier délègue aux autorités compétentes la responsabilité d’autoriser ou de refuser les dépenses supplémentaires lorsque celles-ci sont inférieures à 10 % du montant original du contrat. Lorsque la somme des dépenses supplémentaires dépasse ce seuil, c’est le sous-ministre qui autorise ou refuse cette dépense et celles qui suivront, le cas échéant. Ces autorisations font l’objet d’une reddition de comptes annuelle auprès du Secrétariat du Conseil du trésor.
Les modifications qui occasionnent des dépenses supplémentaires sont classifiées en 12 catégories.
La présence d’avenants et de suppléments ne doit pas être associée automatiquement à des problèmes de gestion. Il serait au contraire possible de mettre en place des pratiques de gestion contractuelle qui éliminent tout avenant, sans pour autant obtenir le meilleur prix pour un contrat. Un juste prix peut impliquer et implique d’ailleurs souvent des avenants dans le type de contrats analysés. Il est ainsi préférable de se retrouver devant un contrat comportant plusieurs avenants pour de bonnes raisons qu’un contrat sans avenants pour de mauvaises raisons. (Principe découlant du rapport de la firme KPMG-SECOR réalisé en 2013 pour le compte du Secrétariat du Conseil du trésor)
Il est important de rappeler que le Ministère paie au contractant uniquement le travail réellement effectué et que des mécanismes de contrôle permettant d’assurer de payer le juste coût sont en place.
La publication des dépenses autorisées par le sous-ministre se fait dans le Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec conformément aux dispositions de la Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements.
La quantité de certains matériaux prévue dans un contrat est estimée avant la publication de l’appel d’offres. Il peut arriver que les quantités réellement utilisées durant le contrat diffèrent de celles qui avaient été prévues.
Par exemple, les quantités peuvent varier pour les raisons suivantes :
Tous les contrats de travaux de construction incluent des clauses d’ajustement des prix sur des éléments bien précis. Ces prix sont amenés à fluctuer en raison de facteurs externes au contrat lui-même. Par exemple :
Lorsque des dépenses supplémentaires sont attribuables à une activité sous la responsabilité d’un prestataire de services ou d’un entrepreneur, le Ministère veille à être indemnisé par ce dernier. En plus de mieux détecter les cas de fautes, d’apprécier efficacement le préjudice et de permettre au Ministère d’être indemnisé par le prestataire de services ou l’entrepreneur responsable, ce processus vise à s’assurer que le Ministère n’aura pas à assumer une dépense qui ne lui incombe pas.
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