Évaluation du rendement des fournisseurs

Vous trouverez dans cette page de l’information concernant les contrats visés par l’évaluation du rendement des fournisseurs et de l’information concernant la cote de rendement.

​Contrats visés

Dans l’objectif de mesurer la qualité des travaux des entrepreneurs et des services rendus par les prestataires, le Ministère produit une évaluation du rendement dans les situations suivantes :

  • tous les contrats dont le rendement est jugé insatisfaisant;
  • tous les contrats de 25 000 $ et plus en génie routier et ingénierie des ponts;
  • tous les contrats de 100 000 $ et plus.

Différents critères d’évaluation sont pris en compte dans cette évaluation, dont la qualité des services rendus, la qualité des ressources et des communications, le respect des échéanciers et la gestion des sous-traitants.

Contrats de génie routier et d’ingénierie des ponts

Depuis 2008, le Ministère a mis en place une démarche d'évaluation systématique des contrats de services professionnels de 25 000 $ et plus dans les disciplines de génie routier et de l'ingénierie des ponts. Un système informatique d'évaluation du rendement des fournisseurs (ERF) a été conçu afin de produire un rapport d'évaluation pour chacun de ces contrats à partir d'une grille d'évaluation comportant des critères pour mesurer la qualité des services rendus. Lorsqu’une nouvelle version d'une grille est activée, la version antérieure demeure en vigueur et s’applique à tous les contrats existants avant l’activation de la nouvelle grille.

Depuis le 13 mai 2013, les rapports d’évaluation confirmés des trois dernières années constituent une cote du rendement des fournisseurs. Cette cote est calculée trimestriellement et elle fait partie des critères permettant de procéder à l'évaluation qualitative de la soumission pour l'adjudication de ce type de contrats de services professionnels, selon une pondération de 25%.

Conformément à l'Annexe 5 des Instructions aux prestataires de services, le rapport d'évaluation doit être reçu par le prestataire de services dans un délai de 60 jours suivant la date de fin réelle des travaux qui correspond à l'acceptation des services, soit l'acceptation des derniers livrables. Dans le cas contraire, le prestataire de services peut demander le retrait du rapport d'évaluation dans un délai de 7 jours suivant la réception du dit rapport, et ce, peu importe la date de signature du contrat.

Suivant la réception du rapport d’évaluation, le prestataire de services dispose de 30 jours pour transmettre ses commentaires. Une fois les commentaires transmis, le cas échéant, le Ministère dispose de 30 jours pour réviser ou maintenir le premier rapport d’évaluation.

Puisque la cote du rendement est calculée par région administrative et par discipline, les prestataires de services obtiennent une cote pour chaque région où ils ont obtenu des contrats avec le Ministère pour la discipline donnée.

Depuis mai 2013, le Ministère prend en compte le rendement antérieur des prestataires de services lors de l’adjudication des contrats d’ingénierie des ponts et de génie routier. En effet, la cote de rendement fait partie des critères dans l’évaluation qualitative de la soumission pour l’adjudication de ce type de contrats de services professionnels.

Pour ce faire, le Ministère attribue une cote de rendement trimestrielle pour chaque adjudicataire visé à laquelle une pondération de 25 % est accordée lors de l'analyse des soumissions.

Aux fins d'intégration de ce critère dans la grille d'évaluation, la pondération des autres critères a été révisée de la façon suivante :

  • Organisation (compréhension du mandat et méthodologie) (15 %)
  • Approche préconisée (10 %)
  • Expérience du prestataire de services (10 %)
  • Expérience du chargé de projet (20 %)
  • Expérience des autres ressources proposées (20 %)

Par la mise en œuvre de cette mesure, le Ministère incite les prestataires de services à offrir un service de qualité supérieure.

Entrepreneurs ou prestataires ayant obtenu une évaluation de rendement insatisfaisant

Peu importe le type de contrat, lorsqu’un fournisseur obtient une évaluation de rendement insatisfaisant, le Ministère refuse, pour une période de deux années, toute soumission présentée par ce dernier pour un contrat de même nature.

Cette liste présente les entrepreneurs ou prestataires de services qui ont obtenu une évaluation de rendement insatisfaisant pour les contrats de travaux de construction et de services.

Foire aux questions

Que désignent les termes fournisseur, adjudicataire, prestataire de services et entrepreneur?

  • Fournisseur : terme utilisé dans le système informatique de l'évaluation du rendement des fournisseurs (ERF) depuis sa création. Il est également employé pour désigner le soumissionnaire ou l'adjudicataire de contrats en approvisionnement.
  • Adjudicataire : terme utilisé pour désigner une personne qui obtient un contrat.
  • Prestataire de services : terme utilisé pour désigner le soumissionnaire ou l'adjudicataire de contrats en services professionnels et en services techniques.
  • Entrepreneur : terme utilisé pour désigner le soumissionnaire ou l'adjudicataire de contrats de construction.

Qu'est-ce qu'une évaluation du rendement?

Une évaluation du rendement est produite lorsqu'un contrat est réalisé. Elle permet d'apprécier la qualité des services rendus par les prestataires de services conformément à des critères de performance établis selon la nature des travaux. Le résultat de l'évaluation se traduit par une note que le Ministère attribue à un prestataire de services, la note de passage étant de 50 %. Lorsqu'un prestataire de services obtient un résultat inférieur à ce seuil, un rapport de rendement insatisfaisant est produit.

Qui est visé par l'évaluation du rendement des fournisseurs?

Les prestataires de services travaillant en ingénierie des ponts et en génie routier sont visés lorsque les contrats sont de 25 000 $ ou plus. Ces disciplines font l'objet de grilles d'évaluation distinctes pour tenir compte des spécificités de la nature même de l'activité réalisée.

Comment la cote de rendement est-elle établie?

Une cote de rendement prend en compte l'ensemble des évaluations d'un même prestataire de services pour chaque région administrative où il a obtenu un contrat avec le Ministère. Les résultats des évaluations entrent dans une formule mathématique appliquant une pondération sur la valeur du contrat ainsi que sur la date de confirmation sur une durée maximale de 36 mois. La cote est présentée en pourcentage et est prise en compte par le Ministère dans son processus d'adjudication de contrats.

La cote de rendement est établie par discipline et par région selon trois principaux critères :

  • le rendement antérieur d'un prestataire de services;
  • l'application d'une pondération en fonction du montant du contrat;
  • l'application d'une pondération par tranche de 12 mois, sur une période de 36 mois. La date de confirmation de l'évaluation du rendement sert de point de repère pour déterminer la période de 36 mois.

La cote de rendement est calculée à une décimale près. Elle est composée de la pondération de chacune des évaluations antérieures d'un prestataire de services, et ce, en fonction du montant des contrats qui sont répartis selon les tranches monétaires suivantes :

  • 25 000,00 $ à 249 999,99 $;
  • 250 000,00 $ à 500 000,00 $;
  • 500 000,01 $ et plus.

Comment un prestataire de services peut-il obtenir une cote de rendement s'il n'a jamais travaillé pour le Ministère?

Un prestataire de services n'ayant jamais fait l'objet d'une évaluation reçoit la cote régionale moyenne, au même titre qu'un prestataire qui n'a pas été évalué au cours des 36 derniers mois.

Combien de temps la cote est-elle valide?

Une cote est valide pour trois mois. Le Ministère calcule une cote ministérielle le premier jour ouvrable de janvier, d'avril, de juillet et d'octobre de chaque année.

Qu'arrive-t-il si un prestataire de services obtient un rendement jugé insatisfaisant?

Le prestataire de services peut être déclaré inadmissible à l'obtention d'un contrat, pour une période de deux ans pour tout contrat de même nature.

De plus, la portée du rapport du rendement insatisfaisant est provinciale et non régionale. Ainsi, un prestataire de services déclaré inadmissible ne pourrait obtenir de contrats dans l'ensemble de la province pour des travaux de même nature sur lesquels son rendement a été déclaré insatisfaisant.

À quelle date entre en vigueur la cote de rendement?

La cote de rendement des fournisseurs est calculée depuis le 1er mai 2013. Depuis le 13 mai 2013, le rendement antérieur des prestataires de services est pris en compte lors du processus d'adjudication des contrats en ingénierie des ponts et en génie routier.

Quels sont les avantages de l'évaluation du rendement des fournisseurs pour le Ministère?

Le processus d'évaluation du rendement des fournisseurs permet de :

  • Doter le Ministère d'outils favorisant une meilleure rétroaction aux prestataires de services;
  • Intervenir lorsqu'un rendement ne répond pas aux attentes dans l'exécution des mandats par la transmission d'un rapport intermédiaire avant la production d'un rapport de rendement insatisfaisant, s'il y a lieu;
  • Favoriser la croissance de la qualité des services rendus de façon continue, au moyen d'une cote de rendement prise en compte lors de l'attribution des contrats de services professionnels en ingénierie des ponts et en génie routier.

Documentation (grilles d'évaluation)

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