Conformément aux dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le Ministère établit et tient à jour un registre des communications de renseignements personnels, de même qu'un inventaire des fichiers contenant des renseignements personnels.
Les renseignements personnels que le Ministère possède ne peuvent être révélés à d’autres organismes, à moins que la personne concernée y consente ou que la loi le permette. En effet, la Loi sur l’accès autorise certaines communications de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, pour autant que les règles entourant ces communications soient respectées.
Le registre des communications consigne les communications et les utilisations de renseignements personnels effectués sans le consentement de la personne concernée permis par la Loi.
En vertu de l’article 76 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le Ministère est tenu d’établir et de maintenir à jour un inventaire de ses fichiers de renseignements personnels. Un fichier correspond à une collection organisée de renseignements personnels, c’est-à-dire des renseignements concernant une personne physique et permettant de l’identifier, utilisés dans le cadre des mandats qui sont attribués au Ministère.
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